Liputan6com, Jenewa - Sekretaris Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) Antonio Guterres mendukung hak rakyat Myanmar untuk secara damai menyatakan penolakan mereka atas pengambilalihan militer minggu ini yang menggusur pemerintah sipil terpilih negara itu. "Kudeta tidak dapat diterima di dunia modern dan saya menolak serta mengutuk kudeta tersebut," kata Sekretaris Jenderal PBB pada Sabtu berderingdan Anda sebagai sekretaris harus menangani telepon masuk dan menjawab segala informasi yang diperlukan penelepon. 1) Penelepon : Anda sebagai Sekretaris Bapak Irwansyah Direktur PT. PERKASA JAYA, Jalan Pati Purwodadi No. 27 Grobogan telp (0292) 242527 2) Masalah : Beliau ingin bertemu dengan pimpinan Anda pada hari kamis Contohpercakapan antar sekretaris - 24727665 09taupik 09taupik 06.10.2019 Geografi Sepatu Mas Idaman. Ada yang bisa saya bantu? Penelepon : Selamat pagi, saya Ibu Mutiara selaku sekretaris Bapak Egi, dari PT. Dasar Rukun ingin berbicara dengan Bapak Rafli selaku Direktur PT. Sepatu Mas Idaman. Sekretaris : Mohon maaf Ibu Mutiara, Bapak Vay Tiền Nhanh. Origin is unreachable Error code 523 2023-06-16 083304 UTC What happened? The origin web server is not reachable. What can I do? If you're a visitor of this website Please try again in a few minutes. If you're the owner of this website Check your DNS Settings. A 523 error means that Cloudflare could not reach your host web server. The most common cause is that your DNS settings are incorrect. Please contact your hosting provider to confirm your origin IP and then make sure the correct IP is listed for your A record in your Cloudflare DNS Settings page. Additional troubleshooting information here. Cloudflare Ray ID 7d81b49a9f71b742 • Your IP • Performance & security by Cloudflare Berikut adalah contoh dialog singkat 2 orang dalam Bahasa Inggris antara sekretaris dan pengunjung. Isinya mengandung kata, frasa, dan istilah yang kerap dipakai oleh sekertaris dalam kesehariannya. Dialog 1 Visitor “ Good Morning ” selamat pagi Secretary “ Morning, Can I help you? ” Pagi, ada yang bisa saya bantu? Visitor “ I am form XYZ Holding. My name is Daniel Tumewa. Here is my card ” saya dari perusahaan XYZ. Nama saya Daniel Tumewa. Ini kartu nama saya Secretary “ What is the purpose of your visit Mr. Tumewa? ” apakah tujuan dari kunjungan Anda Pak Tumewa? Visitor “ I dont have any appointment. This visit wasnt planned. I am happen to be in the Building. Can I see Mr. Roberts?” saya tidak membuat janji. Ini adalah kunjungan yang tidak direncanakan. Saya kebetulan berada di kantor. Bisakah saya bertemu dengan Pak Roberts? Secretary “ Mr Roberts has a visitor. I will inform him of your visit. You can please sit over there ” Pak Roberts sedang ada tamu. Saya akan menginformasikan pada beliau mengenai kedatangan Anda. Silahkan duduk disana Visitor “ ok, thank you very much “ ok, terima kasih banyak A few minutes later beberapa menit kemudian Secretary “ Mr Roberts will be free in another 15 minutes. He has asked me to show you our office cafe, he will be joining you there soon. Please follow me.” Pak Robert akan bisa menemui Anda setelah 15 menit. Beliau telah meminta saya untuk menunjukkan kafe kantor. Beliau akan turun beberapa saat lagi. Tolong ikut dengan saya”. Visitor “ very well, lead the way “ baiklah, tolong tunjukkan jalannya Dialog 2 Secretary “ Hello, Amanda Holmes Office. My name is Jenny. Is there something that I can help you with? “ Hallo, Kantor Amanda Holmes. Nama saya Jenny. Apakah ada yang bisa saya bantu? Visitor ”I am Harrison Davis, GoodNews Company representative. I was wondering I can see Mrs Holmes in person? “ Nama saya adalah Harrison Davis, Saya adalah perwakilan dari GoodNews Company. Apakah saya bisa bertemu dengan Ibu Holmes secara langsung? Secretary “ I am very sorry. Mrs. Holmes has a full sechedule for this week. At the moment she is in a meeting.” saya mohon maaf sebesar – besarnya. Ibu Holmes memiliki jadwal padat minggu ini. Saat ini beliau sedang rapat Visitor “ Can you arrange an appointment for me with her? “ apakah Anda bisa mengatur janji untuk saya bertemu beliau? Secretary “ I will try. Can I have your contact number ?” saya akan coba. Bisakah saya mendapatkan nomor kontak Anda? Visitor “ this is my card” ini kartu nama saya Secretary “ thank you. I will contact you as soon as possible after I confirm it with Mrs Holmes” terima kasih. Saya akan menghubungi Anda secepatnya setelah saya menkonfirmasi janji Anda dengan Ibu Holmes Visitor “ thank you, have a great day” terima kasih, selamat siang Dialog 3 Visitor “is this Mr. Ken Wood office” apakah ini kantor Ken Wood? Secretary “Yes, it is. Can I help you ? “ ya, benar. Ada yang bisa saya bantu ? Visitor “I have a document from HighFive Corp. I need to see him immidiately” saya ada dokumen dari HighFive Corp. Saya perlu bertemu dengan beliau segera Secretary “ can I see the document please?” bolehkah saya melihat dokumennya? Visitor “ I am afraid I must give the document in person” sayangnya saya harus memberikan dokumennya secara langsung Secretary “ very well. One moment please. Have a seat, I will be right with you” baiklah. Mohon tunggu sebentar. Silahkan duduk, saya akan segera kembali … Secretary “ Mr Wood is ready to see you “ Pak Wood bisa menemui Anda Visitor “ thank you very much” terima kasih banyak Secretary “ you can come to his office, just knock on that door “ Anda bisa masuk kek kantornya, Anda hanya perlu mengetuk pintu itu Dialog 4 Secretary “Good morning, nice to see you again Mr. Baskoro”. Selamat pagi, senang bertemu Anda lagi Pak Baskoro Visitor “ Good morning, Mira. Is your boss in his room? ” selamat pagi. Mira. Apakah atasan Anda ada diruangannya? Secretary “ is there something that you needed? “ apakah ada sesuatu yang Anda butuhkan? Visitor “ I have the revised proposal for the new Met project and I need your boss to see it before I made copies” saya memiliki proposal yang sudah direvisi untuk projek Met yang baru dan atasan Anda perlu melihatnya sebelum saya menggandakannya Secretary “ ah yes, he did mention that anyone that bring the document rpt Met project should just come in to his office “ ah ya. Beliau memang menyebutkan kalau ada yang membawa dokumen untuk Met projek bisa langsung menemui beliau di ruangannya “ Visitor “ that is good” itu bagus Secretary “ one moment please “ sebentar Itulah beberapa contoh percakapan antara Sekertaris dan pengunjung. Itulah beberapa inspirasi bagaimana membuat percakapan yang baik dan benar. Prosedur Menerima Telepon Tata cara menerima telepon Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan; Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya; Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih thank you dan kembali you are welcome, serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon a. Teknik Mengangkat Telepon  Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.  Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis. b. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. c. Memberi Salam Kepada Penelepon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon. Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak Djoko. Jika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “Maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya, “Ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. d. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama Anda/jabatan Anda/nama perusahaan. Contoh  “Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,”  “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,”  “Selamat sore, PT DANA PERTAMA, dengan Fina di sini” Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.  “Selamat siang, dengan Septiani di sini”  “Pesawat 213, selamat siang”  “Administrasi Perkantoran, Septiani di sini.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat nbertanya  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. “Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” e. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama/Nomor yang Dikehendaki Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. Contoh Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. f. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan. “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?” “Ya, Pak/Bu, apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan “Tunggu yah” atau “Bentar yah.” 2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan “Terima kasih atas kesabaranmenunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….” 3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus a Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan. Contoh ucapan yang baik - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?” b Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. 4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. 5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata - “Ya” - “Tentu” - “Ya, saya tahu” - “Benar”, dan sebagainya 6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” identitas penerima telepon. g. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus 1. mencatat segala sesuatu yang diperlukan; 2. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; 3. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; 4. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut; 5. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan block note dan alat tulis di sekitar tempat telepon. h. Salam Penutup Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon. Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut 1. Jawablah telepon dengan segera maksimal 3 kali dering. 2. Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda. 3. Berikan salam sesuai waktu pada penelpon dengan ramah. 4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut. 5. Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin. 6. Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti maaf, silahkan, terima kasih dsb. Prosedur Menerima Telepon Yang Benar Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut 1. Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor telepon diikuti dengan ucapan salam. Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan. Contoh PT MAWAR MERAH, Selamat pagi 774773, Selamat siang Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention. Contoh Departemen Pemasaran, Selamat siang Pesawat 212, Selamat pagi 2. Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu. Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut 1 Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon 2 Menanyakan alamat yang ingin dituju 3 Menanyakan maksud pembicaraan Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut 1 Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara 2 Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa 3 Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb. 3. Pelayanan Telepon jika Yang Dituju sedang Tidak ada Di tempat Pada saat orang yang dituju sedang tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus dapat 1 Memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail. Keadaan sebenarnya Jawaban bijaksana dan taktis Pimpinan sedang menerima tamu penting Bapak sedang bicara, Apakah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan ada keperluan keluarga Bapak tidak masuk kantor, Apkah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang rapat dengan stafnya Bapak sedang memimpin rapat, Ada pesan yang dapat saya sampaikan? 2 Usahakan memperoleh identitas penelepon secara lengkap, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya sebagai berikut a Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara? b Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa? c Boleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan? d Dst sesuai kebutuhan. Prosedur MenerimaTelepon Keluar Tata cara melakukan panggilan keluar adalah Persiapkan segala sesuatu sebelum menelepon Dengarkan nada panggil Sebutkan identitas diri anda Utarakan maksud dan tujuan anda menelepon Pikirkan waktu orang lain jika maksud dan tujuan menelepon sudah terpenuhi, segera akhiri percakapan. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon 1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing 2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon 3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen 4. Berbicara terl alu banyak basa-basi 5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak 6. Berbicara dengan nada memerintah 7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan 8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali 9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

percakapan sekretaris dengan penelepon